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Finance

Administration and Finance

Accounts Payable News

F2-Advanced Airfare form update

Beginning July 1, 2022, 使用工作日消费授权(SPA#)或F2表格在DePrez Travel and Town预订时 & 国家/地区，您必须提供您的员工ID和URID号码. 这项新要求将有助于工作日费用和美国运通交易整合的实施.

您可以通过登录HRMS找到您的Employee ID和URID号码. On your homepage in the upper right-hand corner in the Your Information section is a badge with Rocky our mascot. Under your name is your Employee ID and URID numbers.

修订后的F2表格可在发还费用网站上找到 Forms section.

Visit the Workday Expenses Project site 有关即将实现的新功能的更多信息.

Guidelines for Emailing Invoices to Accounts Payable

In order to avoid errors, delayed processing and payments, and missing Invoices, 通过电子邮件提交发票时，请使用以下指南.

Accounts Payable Email Address: accountspayable@finance.sh-fyz.com

  • U and UK Purchase Orders:
    • 在一封电子邮件内发送多个发票是可以接受的，但您必须发送每个发票1 PDF.
    • Invoices need to be in PDF format.
    • 采购订单号应尽可能写在发票上方, unless the Supplier already noted it on the Invoice.
    • 根据需要标记主题行，但也要添加采购订单号. 如果您在一封电子邮件中发送多个发票/采购订单, 在主题行中只注明“UK”或“U”是可以的.
  • PUR Purchase Orders:
    •  在一封电子邮件内发送多个发票是可以接受的，但您必须发送每个发票1 PDF.
    • Invoices need to be in PDF format.
    • The Purchase Order #, Receipt #, 任何分配应尽可能写在发票的顶部.
      • 由于新的根据收据创建发票功能, 最好提供发票的RCT编号，以确保我们将发票处理到正确的PO线.
    • 如果您在发票上编码的采购订单与供应商在发票上注明的采购订单不同, 划掉他们提供的采购订单，以便在发票上只列出正确的采购订单.
    • AP不要求以签署发票的方式进行批准, 但是如果你内部需要的话，你可以在发票上签字.
    • 根据需要标记主题行，但也要添加采购订单号. If you need to send multiple Invoices within 1 email, it is ok to only indicate “PUR” in the subject line.
    • 如果您提交的发票与采购订单只有1行, 你不需要在发票上写会计代码, 因为系统将默认使用采购订单上的会计代码，AP无法进行任何更改.
    • 继续在使用多行采购订单的发票上编写会计代码和金额.
      • However, 它将节省您的时间，你写收据#代替, since we can create the invoice from that receipt, 因此，选择您打算用于该发票的帐户代码.
  • I AND Y Purchase Orders and Library Invoices:
        • 在一封电子邮件内发送多个发票是可以接受的，但您必须发送每个发票1 PDF.
        • Invoices need to be in PDF format.
        • The Purchase Order #, your approval, 如有可能，应将会计代码写在发票的上方.
        • 根据需要标记主题行，但也要添加采购订单号.
  • 避免提交带有不同类型采购订单的发票, for example UKs and PURs, within the same email.

2021 Fiscal Year-End Finance Announcements

随着6月30日大学财政年度结束的临近, 2021, 为了确保所有的金融交易都在当前的财政年度被正确记录，你需要考虑特殊的时间和行动.

Payroll Reallocation Changes – 请于星期五下午四时前，以表格800递交更改薪金分配的申请, June 18, 2021. 请将您的材料发送至邮箱278893的Laura Bardossi，或将文件发送至 800_Forms_Payroll@UR.Rochester.edu.

Supplier Invoice Requests, Payment Request (F-4), 和大学业务学生费用报告(F-34) AP成本转移表和更正必须不迟于周五下午4点收到应付账款, June 18, 2021.  F34费用报告可以通过电子方式完成和批准, 然后发邮件到Business_Expense_Reimbursement@finance.sh-fyz.com.  其他AP表格可以通过电子方式填写和批准，然后通过电子邮件发送到AccountsPayable@finance.sh-fyz.com or sent to Accounts Payable, RC Box 278958.

Employee Expense Reports (F-3) – 必须不迟于周二下午4点在应付帐款中收到, June 29, 2021 for posting in FY21 June period.  Please send to Business_Expense_Reimbursement@finance.sh-fyz.com or Accounts Payable, RC Box 278958.

All Grant related entries – need to be completed by 5pm on Wednesday, June 30 2021

所有日记账表和312份申请(非采购)- 必须在2021年7月1日(周四)下午4点前由中央财政收到. Forms can be emailed to GeneralAccounting@UR.Rochester.edu.

Preliminary reports available in the morning on Thursday, July 8, 2021

Final reports available in the morning on Tuesday, July 13, 2021

NOTE: 如有任何疑问或需要进一步澄清:

  • 财政年度结束，请联系珍·贝克(5-8350).
  • Payment requests & 员工费用报表，请联系Marta Herman (5-7880).
  • 薪资重新分配请联系Laura Bardossi (5-7027).

Working Remotely

以适应更多员工远程工作的过渡, 应付帐款和一般会计正在做以下变动. We are no longer requiring original signatures.  可以接受扫描、电子和电子邮件签名.